Orderverwerking via e-mail en WhatsApp automatiseren
Geautomatiseerde offerte- en orderafhandeling via e-mail en WhatsApp, gebouwd met Magento, Claude en Twilio. 2 fte vrijgespeeld en flinke omzetgroei.
Wat we voor je doen
De uitdaging
Bij Budgetplan kwamen aanvragen en orders binnen via e-mail en WhatsApp. Alles werd handmatig verwerkt: uitlezen, offerte maken, opvolgen. Dat kostte twee medewerkers vrijwel volledig hun tijd en zorgde voor vertraging in de offertes — en dus gemiste omzet.
De voorbespreking
We analyseerden de volledige flow van binnenkomend bericht tot bevestigde order. Waar zit de tijd, welke stappen zijn echt mensenwerk en welke kan software overnemen? Veiligheid en een menselijke controle op twijfelgevallen waren randvoorwaarden.
De aanpak
We automatiseerden de afhandeling met Magento, Claude en Twilio. Inkomende berichten via e-mail en WhatsApp worden automatisch uitgelezen, omgezet naar offertes en orders in Magento, en netjes opgevolgd. Twijfelgevallen gaan naar een medewerker, zodat de kwaliteit gewaarborgd blijft.
Het resultaat
Ongeveer 2 fte vrijgespeeld én een aanzienlijke omzetverhoging, doordat offertes nu snel en consistent de deur uitgaan. Medewerkers houden tijd over voor klanten in plaats van administratie.
